义乌做母婴用品的陈姐，把月底对账从 6 小时压到 40 分钟

义乌国际商贸城做母婴批发的陈姐，店里 1800 多个 SKU。2 月 26 号周三晚上，她像往常一样开始月度对账，8 点坐到电脑前，8 点 40 分收工。去年同期，她得对着手写账本一页页加，做到凌晨 1 点。

这套动作不复杂，五步，能直接照着做。

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问：单据攒到月底一起核行不行？
答：能核，但中间的账龄会算错，催收排序也跟着乱。

第一步：把客户的未核销单据调出来

打开应收管理，按客户筛选，系统把该客户所有没核销的销售单按日期排好，金额、单据号、发货日期都在。陈姐的客户宁波贝贝屋名下挂着 4 张单，合计 26800 元。在七色米进销存里，这一步点两下就到。

问：客户名字录错了一个字怎么办？
答：先在客户档案里改名，单据会跟着更新，欠款不会丢。

第二步：收款单选客户，金额填实际到账

3 月 3 号周一上午 10 点，宁波贝贝屋转来 15000 元。陈姐在七色米进销存里开好收款单，选客户、填金额、选收款方式，保存后系统问这笔钱抵哪几张单。

问：一笔款能同时抵销售单和退货单吗？
答：可以，退货单在核销界面里是负数，勾上会互相抵扣。

第三步：勾单核销，处理部分还款

陈姐勾了 2 月 12 号的 8000 元和 2 月 20 号的 7000 元两张单，正好 15000 元。剩下两张单、11800 元继续挂着。

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问：客户还的钱超过欠款怎么办？
答：多出来的部分转成预收款，下次开单可以直接抵。

第四步：退货当天冲销

3 月 5 号周四，宁波贝贝屋退回来 12 箱纸尿裤、1440 元。陈姐没等月底，当天在七色米进销存里做退货冲销，应收余额从 11800 元变成 10360 元。搁以前这一步她常常漏，一漏就是几个月后才发现。

问：退货冲销晚了会有什么后果？
答：应收虚高，账龄算错，催收时容易误伤老客户。

第五步：月底拉账龄表复核

陈姐每月最后一天点开应收账龄表，按 30 天、60 天、90 天分层看一遍，超过 90 天的单独列出来打电话。上个月她靠这张表追回 2 笔拖了 4 个月的货款，合计 8600 元。

这五步在七色米进销存里都在应收模块内，不用来回切页面。她店里现在两个人管账，出错次数从每月三四次降到零。

问：两个人同时核销会不会撞单？
答：同一张单被核销后会锁定，另一个人看到的状态是已核销。

实操清单：未核销单据先看清、收款必挂客户、部分还款留余额、退货当天冲销、月底账龄表复核。五步做完，对账这件事就不用再拖到深夜。