到货验收的完整操作，照着做就不会漏

问：用七色米进销存做一次完整的到货验收，具体怎么操作？答：四步——新建采购入库单、填应到和实收数量、处理差异、保存生成入库记录。

石家庄做调味品批发的孙姐，干这行 8 年。她给我完整走了一遍七色米进销存的到货验收流程，前后不到 5 分钟。

事情是这样：周二早上 9 点，供应商送来 120 箱生抽、80 箱陈醋。生抽每箱 12 瓶，进价 6 元/瓶；陈醋每箱 12 瓶，进价 5 元/瓶。孙姐先对着送货单点箱数，发现生抽只有 118 箱，少了 2 箱。

她打开七色米进销存，新建采购入库单，类型选「采购入库」，供应商填「石家庄恒丰调味」，商品扫入生抽，应到数量填 120，实收数量填 118。系统立刻标出「差异 2 箱」，她选「退回供应商」，备注写「少发 2 箱，下次补」。陈醋数量没问题，直接填 80。保存，入库完成。

遇到破损、漏液、临期，差异怎么分类处理

问：到货时发现破损、漏液、临期这些情况，在系统里分别怎么处理？答：破损漏液选「退回」或「报损」，临期看协议，可「让步接收」但要备注。

孙姐的经验是，差异处理要果断，别犹豫。破损、漏液的货，只要不是自己的责任，一律先选「退回供应商」，当场拍照留底，让送货的人签字确认。这样责任清楚，供应商赖不掉。

临期商品就复杂点。有次到了 30 箱酱油，保质期还剩 3 个月，正常要 6 个月以上。孙姐跟供应商谈，最后选「让步接收」，按折扣价收了，备注写「临期 3 个月，折价收」。系统把折价后的成本记进去，后面卖的时候毛利算得清清楚楚，不会亏在暗处。

验收完怎么核对，才能确认库存和账都对了

问：验收单保存后，怎么核对这笔入库到底对不对？答：看三处——库存数量、差异记录、应付账款，三个都对上才算完。

孙姐保存那笔入库后，习惯性做三查：

1. 查库存：生抽数量是不是按 118 箱加进去了
2. 查差异：那 2 箱是不是记成了「退回供应商」
3. 查应付：这笔应付款是不是只算了 118 箱的钱，没把缺的 2 箱算进去

这三处对上了，她心里才踏实。她说以前用本子记，缺货、错货、漏液全搅在一起，月底跟供应商对账能吵起来。现在每笔差异都在七色米进销存里留了记录，对账时拿出来，谁也别想赖。

给仓管留一份验收口诀，新人当天能上手

问：怎么让新来的仓管快速学会规范验收？答：把流程缩成一句口诀——「点到、记差、定责、当天清」。

孙姐给新仓管培训，就教这 8 个字：

1. 点到：货到当面点箱数、点数量
2. 记差：应到和实收对不上的，当场在系统记差异
3. 定责：破损退供应商、临期折价收，责任当场说清
4. 当天清：当天到的货当天入库完，不留尾巴

新仓管小李照着这口诀，第三天就能独立完成到货验收。孙姐说，验收这事不难，难的是坚持。软件帮你记、帮你提醒、帮你出报表，你把「当面点、当场记」这两件事做扎实，库存就不会乱。