宁波做副食批发的吴姐，干这行8年，之前最怕的就是入库和采购订单对不上。她说自己蹲在仓库角落拿本子对单的日子，简直是噩梦。现在她用七色米进销存把入库数据全流程理顺了，这套操作她手把手教过三个店员，我照她的说法整理成步骤，你照着做就行。

第一步：把采购订单录全

问：收货前，采购订单要录到多细？

答：品名、规格、数量、单价四个字段一个都不能缺，缺了就没法自动对。

吴姐的习惯是，供应商一发货，她就在七色米进销存里建好采购订单。比如一批饼干，就录"苏打饼干/500g/120箱/23元每箱"。她说别嫌这一步麻烦，这是后面所有核对的基准。订单录全了，收货才有单可对。

第二步：从"采购入库"入口收货

问：收货时选哪个入口，差别在哪？

答：选"采购入库"并关联订单，系统才会自动带数比对；走"直接入库"就没法自动对。

吴姐重点强调这一步。到货后，她点开七色米进销存，选"采购入库"，系统让她挑对应的采购订单，一点选，品名、规格、数量、单价全自动带出来。她只需要拿扫码枪扫货，把实收数填进去，系统自动拿实收跟订单比。

第三步：处理标红的差异

问：实收和订单对不上，界面标红了怎么处理？

答：先核实是数量差还是单价差，再决定补单、退款还是拒收，当场留痕。

上周四下午，吴姐收一批酱油，订单是100箱，实收只有96箱。系统标红提示"少4箱"。她当场拍照，点"生成差异记录"，把缺的4箱记下来发给供应商。对方第二天就把4箱补过来了。她说以前这种差要等月底盘点才发现，现在当场就锁死，谁也不赖账。

第四步：入库后自动更新库存

问：核对完、点了入库，库存会自动变吗？

答：会，入库单一保存，库存数量、成本、台账同步更新，不用再手录一遍。

吴姐说这是最爽的一步。以前入库对完单，还得单独去库存表里加一遍，手一抖又错。现在七色米进销存里入库单保存，库存直接涨上去，成本也按进货价重新算好。她店里每天几十个SKU进出，再也不用下班后加班对账。