你有没有遇到过这种：货车到了，送货单写着100袋大米，你一数只有96袋，少的那4袋到底算谁的？说真的，换你站在仓库门口，心里肯定也犯嘀咕。济南做粮油批发的王叔，干这行13年，上周三上午9点就在卸货口为这事跟司机僵了二十分钟。

什么是差异入库，数量为啥会对不上

问：货到店了，数量和单据对不上，这种情况叫什么？

答：这叫"差异入库"，也就是实收数量和单据数量不一致，得单独走一遍处理流程。

王叔那批是东北大米，50斤一袋，进价85元一袋。采购单上写着100袋，货车司机递来的送货单也是100袋，可搬下来一数，只有96袋。他说自己当时有点火，但也知道司机就是送货的，货是厂家那边装的，少没少得看装车单和出库记录。差异入库这事儿，说白了就是货的数量、规格、品名，跟你要入库的单据对不上了，不管是多发、少发还是路上破损，都得先记清楚再说钱的事。

为什么新手最容易在这摔跟头

问：数量不对，新手老板通常是怎么处理的，为啥会埋雷？

答：最常见的就是按送货单直接入库，或者口头记一笔，结果账上凭空多货或少货。

王叔刚开店那几年也这样。送货单写100袋，他就按100袋入库，少的4袋要么自己认倒霉，要么月底再找供应商掰扯。有一回他少收了6袋大米，心想"也就500多块钱，算了"，结果下个月一盘点，仓库里怎么都对不上，账面和实物差了快20袋，翻了一个星期的旧单才想起是哪批货出的岔子。他后来跟我说，货不对数的时候，千万别图省事直接入库，那等于把错账自己吞下去了。

七色米进销存怎么把差异记明白

问：用七色米进销存，数量对不上时到底该怎么记？

答：实收多少录多少，系统会自动算出差异，差异原因当场标清楚。

王叔现在收货，直接在七色米进销存里做"采购入库"，单据带出100袋，他扫完条码把实收改成96袋，系统立刻把差异"少4袋"标出来，再让他选差异原因——是少发、破损、还是损耗。他说这一步最关键，以前差异靠脑子记，现在系统里每一笔都留了痕，月底跟供应商对账，直接调出差异单，谁也别想赖。

刚上手要注意哪几点

问：第一次接触差异入库，要守住哪几条底线？

答：先点货再入库、实收如实录、差异当场标、别按送货单硬录。

王叔给新人的话很实在：货没点清之前，别急着在系统里确认。他店里现在规定，收货的工人先一袋一袋点，点完报实数，店员再录系统。他说，把差异入库这个动作做规范了，后面库存、对账、利润全都不打架。少4袋大米是小事，把账记清楚是大事。