你正在收货，一数发现少了，这时候到底先干啥？成都做母婴的孙姐，干了6年，上周五下午3点在店里收货时碰到这情况，她给了套一板一眼的做法，照着做就行。

第一步：先点货，把实数记死

问：货还没卸完就发现数量不对，第一件事该做什么？

答：别慌着跟司机吵，先把车上剩下的货一箱一箱点完，记下实收总数。

孙姐那批是纸尿裤，48包一箱，进价118元一箱，采购单定了20箱。车一停，搬运工搬下来8箱，孙姐一瞄就觉得不对劲，心里咯噔一下，但还是让工人继续搬，全部卸完一数，只有18箱。她说这时候最忌讳的是当场吵，吵完货还没点清，账更乱。先把实数18箱记在本子上，这是后面所有动作的依据。

第二步：当场标差异，别等回头想

问：实收比单据少2箱，这个差异要怎么留证据？

答：当场拍照、留送货单，把差异原因先圈出来，是少发还是破损。

孙姐掏出手机，把码在仓库里的18箱纸尿裤拍了张照，又把司机那张写着20箱的送货单拍下来。她说这俩照片就是证据，少了2箱是少发还是路上颠坏了，得先分清。后来她打给供应商，对方一查装车记录，承认是仓库少装了2箱，第二天就补过来了。要是没当场拍照，回头谁也说不清。

第三步：在七色米进销存里做差异入库单

问：系统里具体怎么操作，才能既入对账又挂住差异？

答：走"采购入库"，实收填18箱，系统自动算差异，选原因、挂应付。

孙姐打开七色米进销存，找到那张采购订单，选采购入库，单据自动带出20箱，她把实收改成18箱，系统立刻标出"差异-2箱"，她选原因"供应商少发"，确认后系统生成了差异单，这2箱的钱自动挂到应付里。她说整个过程手机上点了不到一分钟，账、库存、应付三条线一次就对齐了，不用再单独记小本子。

第四步：跟供应商核对、跟进到结案

问：差异单做完了，后面还要盯什么？

答：盯着供应商补货或退款，补到位了再在系统里把差异单关闭。

孙姐的供应商第二天补了2箱，她收货后再做一笔补货入库，把这笔差异单销掉。她说这步很多人会漏，光做了差异单、不管后续，账上就永远挂着那2箱的应付。她现在的习惯是，每周五下班前翻一遍没结案的差异单，该催的催，该关的关，一件都不让它烂在账上。

给新手的避坑清单

问：要是我完全没经验，照这四步走就够了吗，还有啥坑要躲？

答：够用，但记住三点：实收别按单据硬填、差异别拖过夜、供应商不认就靠照片和差异单说话。

孙姐总结得挺实在：收货数量不对，最怕的就是"算了算了"。她见过太多同行，为了省两分钟，把错账吞下去，月底再花两天去翻。她说，用七色米进销存把差异入库走成习惯，货少货多都不慌，账永远清清爽爽。