周五下午3点，郑州做五金批发的赵老板正蹲在仓库里对一车刚到的不锈钢管件。这车货是他家最大的供应商送的，480根钢管加600套阀门，货款小两万。以前这种大额入库，他总得亲自盯着点货，生怕伙计点错了、价格录错了。自从在七色米进销存里给入库单设了审批，他现在只要在手机上看一眼单子、点个通过，货就算数了。今天我就把他家的完整操作拆开给你看。

第一步：先把审批权限和角色配好

问：想用入库审批，第一步该做什么？

答：先在系统里分好角色，谁录入、谁审核，别让一个人又录又审。

赵老板家的配置很简单。伙计小刘是"仓管"角色，只能录入库单；他自己是"管理员"，有审核权限。这么分，是为了避免一个人既开单又自己通过——那就等于没审。在七色米进销存里，权限是按角色给的，录入、审核、改单、删单都拆开，想给谁就给谁。赵老板说，这步最关键，权限没分清楚，后面的审批就是走形式。

第二步：录单时货没点清，先别急着过

问：入库单录的时候，怎么保证数量是准的？

答：录单前先对着送货单点一遍货，数量、规格、价格都核对清楚，再保存成"待审批"。

这是赵老板最看重的习惯。货到仓库，小刘先拿着送货单，把480根钢管一根根点过去，把600套阀门的规格、进价也核对一遍，确认无误了才在系统里录单。录完的单子默认是"待审批"状态，库存这时候还没变。赵老板强调，货没点清千万别过审，不然账面多了少了，后面还得返工。这一步慢一点，后面快一天。

第三步：审核人手机上点通过，货才真正入库

问：录入好了，审核这一步具体怎么操作？

答：审核人打开"待审批"列表，逐条核对数量、进价、供应商，没问题就点"通过"，库存立即更新。

赵老板收到小刘录的单子，手机上点开待审批，一眼看到这批货：480根钢管、600套阀门，进价和上次一致，供应商也没错。他点个"通过"，单子状态变了，库存、成本、应付账款在这一刻同时更新。如果发现数量或价格不对，他就点"驳回"，单子退回给小刘改。整个过程赵老板人在仓库外面，手机上一分钟就办完，货该上架的上架，一点都不耽误。

第四步：养成习惯，月末对账再也不用返工

问：审批流程跑顺了，月底对账是什么体验？

答：因为错的单子根本进不了库，月底库存账、应付账基本一次对平，省下返工的时间。

赵老板家现在月底对账，是"按单核对"而不是"翻旧账"。因为每张入库单都过了审核，数量和价格都是准的，应付账款对得上供应商的对账单，库存也跟实物对得上。他算了算，光入库这一块，一个月省下的返工时间就有大半天。说真的，审批这套东西，一旦养成习惯，就不是负担了，反而是让账越来越省心的底子。