货要分两批到，你打算怎么接？东莞做五金的小刘，干了5年，上个月一批螺丝就分了周三、周五两次到，他给了一套照着就能做的流程，尤其适合刚接手仓库的新手。

第一步：下单时就标好"分批"

问：明知道供应商会分几次送，下单时该先做什么？

答：在采购单上备注分批到货，最好写明预计分几批、每批多少。

小刘那批是螺丝，500颗一盒，进价6.5元一盒，采购单订了400盒。供应商一早就说了，现货只有260盒，剩下140盒周五补。小刘下单时就在七色米进销存的采购单备注里写上"分两批，第一批260盒、第二批140盒"。他说这一步很多人嫌麻烦不写，结果货分批来了，谁都想不起来这单到底该到多少，全靠猜。

第二步：每批到货单独做入库

问：货分批来了，系统里是每批入一次，还是一起入？

答：每批单独做一笔入库，实收多少填多少，别攒着一起入。

周三第一批260盒到了，小刘就在那张采购单下做第一笔采购入库，实收填260盒，系统立刻显示"已到260盒、未到140盒"。周五第二批140盒到，他再在同一单下做第二笔入库，系统自动累计到400盒，标记"已到齐"。他说，分批到货一定要一批一入，攒着一起入，中间几天库存就是虚的，客户要货你都不敢应。

第三步：盯着"未到货"清单催货

问：第一批入完，怎么保证第二批不拖、不漏？

答：看系统的未到货清单，该到没到的及时催供应商。

小刘的140盒本来该周五到，结果供应商拖到周六下午还没影。他打开七色米进销存，未到货清单里那笔还挂着一行红字"未到140盒"，他直接截图发给供应商催货。对方一看系统记录，当天晚上就把货补过来了。他说，没有这个未到货清单，他可能到下周才想起来，客户早等不及了。

第四步：到齐后关单，账一次对齐

问：两批都到齐了，最后还要做什么收尾动作？

答：确认整单已到齐，把采购单状态关掉，库存、成本、应付一次对齐。

小刘的400盒都到齐后，系统自动把采购单标记为"已到齐"，他把这单的状态收尾。他说这时候最爽，库存从第一批开始就是准的，成本每批按实价入，应付到多少挂多少，月底跟供应商对账，两边数字一模一样。他说自己以前手记分批，光补单就补了三个晚上，现在手机点一点就完事。

给新手的避坑清单

问：要是我完全没经验，按这四步走够吗，还有啥要躲的？

答：够，但记住：下单备注分批、每批单独入、催未到货、到齐关单，四步一步别省。

小刘总结得挺到位：分批到货最怕"图省事"。要么忘记备注、要么攒着一起入、要么不催货、要么不关单，任何一步偷懒，账上就留个洞。他说，用七色米进销存把分批到货走成标准动作，货分几回来都不慌，账永远是齐的。